Configurar Google Workspace para tu empresa implica varios pasos: crear el administrador, verificar el dominio, configurar el correo, gestionar usuarios, aplicaciones y políticas de seguridad. A continuación, un proceso detallado.
1. Creación de la Cuenta Administrativa
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Ve al sitio de Google Workspace y haz clic en Comenzar.
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Rellena el nombre de la empresa, tamaño y país.
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Proporciona un correo de contacto externo.
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Elige un plan (Business Starter, Standard, Plus o Enterprise).
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Añade método de pago para activar la suscripción.
2. Verificación del Dominio
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En la Consola de administración (admin.google.com), ve a Dominios > Gestionar dominios > Añadir dominio.
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Añade el registro TXT o CNAME que Google proporciona en tu panel DNS.
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Haz clic en Verificar (propagación de DNS hasta 24 h, normalmente minutos).
3. Activación de Gmail (Registros MX)
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Elimina los registros MX antiguos en tu DNS.
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Añade los registros MX de Google con las prioridades indicadas.
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Guarda y espera la propagación (< 1 h).
Gmail gestionará todo el correo entrante de tu dominio.
4. Gestión de Usuarios y Grupos
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Añadir usuarios: En Directorio > Usuarios, haz clic en Añadir usuario, completa nombre y correo, y establece contraseña.
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Crear grupos: En Grupos, pulsa Crear grupo, define correo de grupo ([email protected]) y políticas de membresía.
5. Configuración de Aplicaciones
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Drive & Docs: Ajusta opciones de uso compartido externo en Apps > Drive y Documentos.
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Calendar: Crea recursos (salas, equipos) y establece permisos de reserva.
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Chat & Meet: Activa grabaciones, fija políticas de retención de chats y controla invitados.
6. Seguridad y Políticas
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Verificación en Dos Pasos: Obliga MFA en Seguridad > Verificación en dos pasos.
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Política de Contraseñas: Define requisitos de fortaleza y caducidad.
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Gestión de Dispositivos: Requiere cifrado y bloqueo de pantalla para móviles.
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Protección de Datos (DLP): Configura reglas para escanear correos y archivos en busca de información sensible.
7. Migración de Datos (Opcional)
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En Herramientas > Migración de datos, elige origen (Exchange, Office 365, IMAP).
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Introduce credenciales y selecciona cuentas a migrar.
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Inicia la migración y sigue el progreso.
8. Despliegue y Adopción
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Comunicación Interna: Envía un correo con instrucciones de acceso y enlaces a guías.
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Formación: Realiza talleres breves sobre Gmail, Drive y Calendar.
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Soporte Local: Asigna “usuarios clave” para asistencia inmediata.
9. Administración Continua
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Monitorización: Consulta informes de uso, seguridad y auditorías periódicas.
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Automatización: Sincroniza con AD/LDAP o usa SCIM para aprovisionamiento automático.
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Revisión de Logs: Verifica los registros de administración y eventos de seguridad.
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Auditoría Trimestral: Revisa configuraciones de grupos, aplicaciones habilitadas y políticas de acceso.
Al seguir estos pasos – creación de cuenta, verificación de dominio, MX, usuarios, configuración de apps, seguridad, migración, despliegue y mantenimiento – tu Google Workspace estará correctamente configurado para potenciar la colaboración y proteger los datos de tu organización.
